O que é Guarda de Documentos?
A guarda de documentos é um serviço essencial para empresas e profissionais que necessitam armazenar e preservar seus documentos de forma segura e organizada. Trata-se do processo de manter registros físicos ou digitais de documentos importantes, garantindo sua integridade e disponibilidade quando necessário.
Importância da Guarda de Documentos
A guarda de documentos é fundamental para garantir a segurança e a preservação de informações relevantes para uma empresa ou profissional. Ao armazenar adequadamente os documentos, é possível evitar perdas, extravios, danos físicos ou digitais, além de garantir o cumprimento de obrigações legais e regulatórias.
Além disso, a guarda de documentos contribui para a organização e a agilidade nos processos internos, facilitando o acesso às informações quando necessário. Isso é especialmente importante em casos de auditorias, fiscalizações ou litígios, nos quais a documentação correta e atualizada pode fazer a diferença.
Tipos de Guarda de Documentos
Existem diferentes tipos de guarda de documentos, que podem ser adaptados de acordo com as necessidades e características de cada empresa ou profissional. Entre os principais tipos, destacam-se:
Guarda Física
A guarda física de documentos consiste no armazenamento de papéis, pastas, caixas ou outros suportes físicos em um local apropriado. Geralmente, é necessário contar com um espaço físico adequado, como um arquivo ou um depósito, que ofereça condições de segurança e conservação dos documentos.
É importante que a guarda física seja realizada de forma organizada, com a identificação e a catalogação dos documentos, facilitando a localização e o acesso quando necessário. Além disso, é fundamental adotar medidas de segurança, como controle de acesso, prevenção de incêndios e proteção contra umidade e pragas.
Guarda Digital
A guarda digital de documentos consiste no armazenamento de arquivos eletrônicos em servidores ou sistemas de gerenciamento de documentos. Nesse caso, os documentos são digitalizados e convertidos em formatos eletrônicos, permitindo o acesso e a consulta de forma rápida e segura.
Para garantir a segurança da guarda digital, é necessário adotar medidas de proteção, como backups regulares, criptografia de dados, controle de acesso e prevenção de ataques cibernéticos. Além disso, é importante contar com sistemas de gestão documental eficientes, que facilitem a organização e a recuperação das informações.
Guarda Terceirizada
A guarda terceirizada de documentos é uma opção cada vez mais adotada por empresas e profissionais que desejam contar com a expertise de empresas especializadas nesse serviço. Nesse caso, os documentos são armazenados em instalações externas, que oferecem estrutura e segurança adequadas.
Além de garantir a segurança e a preservação dos documentos, a guarda terceirizada também oferece outros benefícios, como a redução de custos operacionais, a liberação de espaço físico e a possibilidade de contar com serviços adicionais, como digitalização, indexação e destruição segura de documentos.
Legislação e Normas Relacionadas à Guarda de Documentos
A guarda de documentos está sujeita a legislações e normas específicas, que variam de acordo com o tipo de documento e a área de atuação da empresa ou profissional. Entre as principais normativas relacionadas à guarda de documentos, destacam-se:
Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)
A LGPD estabelece regras e diretrizes para o tratamento de dados pessoais, incluindo a guarda e a proteção de documentos que contenham informações pessoais. É fundamental que as empresas estejam em conformidade com essa legislação, adotando medidas de segurança e privacidade adequadas.
Norma ISO 15489
A norma ISO 15489 estabelece diretrizes para a gestão de documentos, abrangendo desde a criação e a organização até a guarda e a disposição final dos documentos. Essa norma visa garantir a eficiência, a transparência e a conformidade dos processos relacionados à gestão documental.
Normas da ABNT
A Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) possui diversas normas relacionadas à gestão documental, que estabelecem diretrizes para a criação, a organização, a guarda e a preservação de documentos. É importante que as empresas estejam atentas a essas normas, garantindo a qualidade e a padronização dos processos.
Conclusão
A guarda de documentos é um processo fundamental para empresas e profissionais que desejam preservar e proteger suas informações de forma segura e organizada. Ao adotar a guarda física ou digital, ou optar pela guarda terceirizada, é possível garantir a integridade e a disponibilidade dos documentos, além de cumprir obrigações legais e regulatórias.
É importante estar em conformidade com as legislações e normas relacionadas à guarda de documentos, como a LGPD, a norma ISO 15489 e as normas da ABNT. Dessa forma, é possível garantir a segurança, a eficiência e a conformidade dos processos relacionados à gestão documental.
